Voor een woningcoöperatie in Arnhem heeft DBVB de gebruikers van de "commerciële ruimten" op de begane grond van een appartementencomplex begeleid in hun proces om te komen tot onderlinge afspraken over het gezamenlijk gebruik van algemene ruimten, de gezamenlijke inkoop van voorzieningen en over de onderlinge samenwerking.
DBVB heeft het voortouw genomen in het overleg tussen aspirant-gebruikers. Dit zijn instanties op het gebied van zorg en welzijn, die hun cliënten op deze plek een leer-/werkplek willen geven in de commerciële sector. Doel was om te komen tot gezamenlijke organisatie van diverse zaken. Hieronder vallen een aantal facilitaire zaken: schoonmaak, toegang, beveiliging, catering, afval etc. Maar ook zaken als ontruimingsplan, BHV, huishoudelijk reglement, verdeling en doorbelasting van de diverse kosten. De begeleiding van DBVB bestond uit het adviseren van de gebruikers over:
- de wijze waarop zij zich kunnen verenigen (hoe samen te werken);
- de manier waarop zij zich kunnen profileren (de uitstraling intern en extern);
- de wijze waarop het beheer van het gebouw gezamenlijk kan worden georganiseerd;
- de wijze waarop het gebouw gezamenlijk kan worden geëxploiteerd;
- de gezamenlijke inrichting van de algemene ruimten en de realisatie hiervan.
DBVB is begonnen met de individuele instanties te interviewen over de gewenste samenwerking in het project. Daarbij zijn de te ontplooien activiteiten van de gebruikers in kaart gebracht en ook de verwachtingen die zij hebben van de toekomstige samenwerking. In gezamenlijk overleg heeft DBVB vervolgens suggesties gedaan op welke wijze de samenwerking vorm te geven met een bijbehorende planning. Daarbij is aangegeven op welke momenten het wenselijk is dat kaders vastgesteld zijn, inclusief een overzicht van de belangrijkste punten waarbij een gezamenlijke actie van gebruikers gewenst is om tot een succesvolle samenwerking te komen.
Door de situatie in kaart te brengen, de randvoorwaarden en kaders te benoemen en gerichte voorbeeld documenten aan te dragen, kwam de samenwerking tussen de gebruikers zelfs sneller tot stand dan verwacht en ging deze verder dan van te voren bedacht. De heldere en concrete aanpak van DBVB gaf dus een goede basis voor onderling vertrouwen en gezamenlijk eigenaarschap.
Tags: communicatie, advies, organisatie, samenwerking, coördinatie
